Wegen des Coronavirus müssen Mitarbeiter plötzlich mit Ihrem Mac und Windows-Rechner zu Hause im Home Office arbeiten. Wie ist die sichere IT-Nutzung im Homeoffice einrichten und sicherzustellen, welche Regeln und Voraussetzungen sind zu erfüllen?
Voraussetzungen und Regeln für Homeoffice
Im Homeoffice gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Auch im Homeoffice gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies zu prüfen. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Homeoffice auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen.
Welche Regeln gelten beim Arbeiten zu Hause?
Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.
Was ist, wenn ein Unfall zu Hause passiert?
Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein. Zu beachten ist aber, dass die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Homeoffice häufig schwer zu treffen ist. So kann es zum Beispiel für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalles entscheidend sein, ob ein Unfall an derselben Stelle der Wohnung auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.
Kosten und Steuern beim heimischen Büro
Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit - auch im Homeoffice - tätigt. Das gilt beispielsweise für Kommunikationskosten (Telefon usw.) und Büromaterial. Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.
Steuern für das häusliche Arbeitszimmer
Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer abzusetzen ist gar nicht so einfach. Bitte beachten Sie folgendes: Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, d. h. Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in dem man zu Hause arbeitet. Im übrigen gelten die ganz normalen Regeln für Arbeitszimmer.
Homeoffice - sicher mit Mac und Windows zu Hause arbeiten
Um sicher von Zuhause aus zu arbeiten benötigen Sie Hard- und Software und es empfiehlt sich, einige Regeln zu beherzigen. Hier einige Tipps, wie das gelingen kann:
- Verbindung der Mitarbeiter in die Firma - Grundvoraussetzung für ein Homeoffice ist eine schnelle Internetverbindung: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein.
- Telefonanlage - Büro-Rufnummern im Homeoffice: Im Idealfall telefonieren Mitarbeiter im Homeoffice zuhause genauso wie im Büro: Unter ihrer beruflichen Rufnummer sind sie erreichbar und bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Rufnummer und nicht die Privatnummer. Dies muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP („Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Ggf. müssen auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps installiert werden, mit denen die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern gelingt.
- Computer-Ausrüstung im Homeoffice: Entweder das Unternehmen stellt den Mitarbeitern einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung. Oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner.
TIPP: In jedem Fall ist eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung sehr zu empfehlen.
Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme die Sicherheit des Unternehmens tangieren – oder umgekehrt. Diese Trennung gelingt z. B. durch den Fernzugriff („Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung („VPN-Tunnel“ / „Virtual Private Network“) realisiert werden kann.
Sicherheit durch Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung
Damit dies sicher ist, empfiehlt sich der Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung: Dabei muss der Homeoffice-Mitarbeiter einerseits „etwas wissen“ (z. B. Nutzername und Passwort für einen Login) und „etwas haben“ (z. B. ein Smartphone für die Freigabe der Verbindung oder eine spezielle Hardware („Security-Token“), der am Privatrechner angesteckt wird oder eine zusätzliche Information (z. B. einen Zahlencode) gibt.
TIPP: Mehr Infos zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Beratung: 040-253328-0
Was sollte an einem privaten Rechner angeschlossen sein?
Nur bekannte Geräte sollten an diesen angesteckt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks. Im schlimmsten Fall kann ein mit Schadsoftware versehener USB-Stick den Rechner „übernehmen“ und z. B. sämtliche Tastaturanschläge mitprotokollieren. Ähnliches gilt für schnurlose Mäuse und Tastaturen. Mehr Infos zur Sicherheit von USB-Sticks.
Sichere IT-Nutzung im Homeoffice
Der private PC sollte stets auf dem aktuellsten Stand sein. Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollten immer aktuell installiert sein. Das gilt insbesondere für Browser, Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls...) und ggf. verwendete VPN-Software. Ebenso sind andere Hardware im Heimnetz immer aktuell zu halten (z.B. Router).
Unmittelbar vor Ort werden Rechner üblicherweise durch Passwörter zum Login geschützt und damit im Homeoffice nur berechtigte Personen den Remote-Desktop ins Unternehmen nutzen, müssen die Mitarbeiter auch zuhause besonders auf den Rechner achten.
Das bedeutet z.B.: Einrichten eines Nutzerkontos auf dem Rechner für die Home-Office-Arbeit, beim Verlassen des Rechners die Bildschirmsperre des Betriebssystems oder zumindest des Remote-Desktops aktivieren, welche nur durch hinreichend schwierige Passwörter zu entsperren ist.
Home-Office sicher einrichten Systemhaus Hamburg
TIPP: Sowohl aus gesetzlichen Gründen als auch zur eigenen Sicherheit sollten Unternehmen die Sicherheit von Home Office Arbeitsplätzen sehr ernst nehmen. Wir helfen Hamburger Unternehmen gern schnell und aktuell bei der sicheren Einrichtung, Migration und Betreuung ihrer Mac oder Windwos Home-Office Arbeitsplätze.
Zusammen gegen Corona.
Wer sich schützt, schützt uns alle.