Nur noch wenige Wochen, dann gelten sehr strenge Regeln zur E-Mail-Archivierung nach GoBD. Verordnungen der GoBD - ab Januar 2017 gravierende Folgen für Unternehmen.
Ab 1. Januar 2017 gelten uneingeschränkt die Verordnungen der GoBD
Viele deutsche Unternehmen handhaben das Thema E-Mail-Archivierung nur sehr unzureichend und die wenigsten verfügen über eine rechtskonforme Lösung zur Archivierung ihrer E-Mail Korrespondenz.
Verordnungen der GoBD - ab Januar 2017 gravierende Folgen für Unternehmen
Ab 1. Januar 2017 gelten uneingeschränkt die Verordnungen der GoBD. Das bedeutet gravierende Folgen für Unternehmen und Geschäftsführer. Die Übergangsregelung des Gesetzgebers Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) endet am Am 31. Dezember 2016.
Ab dem 01. Januar 2017 reicht es zukünftig nicht mehr aus, z.B. ein- und ausgehende Korrespondenz als PDF`s abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz wie E-Mail-Inhalte, steuerlich relevanten Einzeldaten, einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, in einer revisionssicheren Form bereit zu halten.
Empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die Bestimmungen der GoBD durch den Gesetzgeber
Geschäftsführer eines jeden Unternehmens sind in der Pflicht, ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD zu entsprechen. Viele Unternehmen haben noch nicht erkannt, wie weit GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) in die organisatorischen Prozesse ihres Unternehmens eingreift. Viele Unternehmen sind nicht oder nur unzureichend auf die ab Januar 2017 verbindlichen geltenden Anforderungen nach der GoBD vorbereitet.
Ab 01. Januar 2017 durch Anforderungen gem. GoBD Gefahr im Verzug
Durch den Ablauf der Übergangsfrist zum 31.12.2016 endet die Frist einer konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen und für Geschäftsführer gibt es ab 01.Januar 2017 keine Ausreden mehr. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers gem. GoBD zu entsprechen, ist ein Archivsystem, welches eine technische Unveränderbarkeit gewährleistet, für Unternehmen unabdingbar.
Gesetzteskonforme E-Mail Archivierung gem. GoBD ab dem 01. Januar 2017
Da ein großer Teil der täglichen Korrespondenz mit relevanten geschäftlichen Inhalte enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe, Rechnungen, Aufträge und Bestätigungen, Absprachen, rechtliche Beratungen etc.) in Unternehmen über E-Mail stattfindet, sind diese im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente gesetzeskonform (gem. GoBD ab dem 01. Januar 2017) zu berücksichtigen in einer revisionssicheren Form (z.B. in einem gesetzeskonformen E-Mail-Archivsystem) bereitzuhalten.
Strategie zur E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Moderne E-Mail-Archivsysteme automatisieren zwar den Archivierungsvorgang zur rechtskonformen E-Mail Archivierung, aber wichtigster Bestandteil einer eines rechtskonformen E-Mail-Archivsystems ist eine Strategie und ein klarer Ablaufplan, um alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails sicher zur archivieren, vor Zugriffen durch Unberechtigte zu schützen und um andere Nachrichten gemäß des Datenschutzes sicher löschen zu können.
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MailStore Server® ist die führende Software-Lösung zur gesetzeskonformen E-Mail Archivierung für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen - IDW PS 880 zertifiziert.
Die Vorteile von MailStore Server®
E-Mail Archivierung bietet Unternehmen neben rechtlicher Sicherheit zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Unternehmen müssen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig und manipulationssicher aufbewahren. Mit dem nach IDW PS 880 zertifizierten MailStore Server® können alle relevanten rechtlichen Anforderungen umgesetzt werden.
Schnelle Suche für alle Anwender
MailStore Server® ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. MailStore Server® schützt alle E-Mails im Unternehmen zuverlässig.
E-Mail-Server entlasten
Durch die Auslagerung von E-Mails in ein Archiv können E-Mail-Server dauerhaft entlastet und die Speicheranforderungen drastisch reduziert werden. Postfachbegrenzungen oder das Auslagern von E-Mails in PST-Dateien werden überflüssig.
Rechtliche Vorteile
Dazu legt MailStore Server® perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil auf ihre E-Mails zugreifen und diese sehr schnell durchsuchen
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Dieser Leitfaden führt durch die wichtigsten Fragestellungen rund um die rechtlichen Aspekte der E-Mail-Archivierung. Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung durch die MailStore Server® - zertifiziert nach IDW PS 880 - und durch Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten.
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